刘铁斌  博士  

记得2007年我写过一篇绿亨话题《开会》，强调了开会的重要性和开好会的必要性，希望大家要重视开会。这次再说开会，想进一步说一下开会的某些技巧和注意事项。据一项研究显示，大公司CEO平均每周要开37次会议，会议时间约占总工作时间的72%。没有哪个高层管理者可以离开会议开展工作——会议在很大程度上决定了管理者的决策质量和团队的沟通合作效果。

《哈佛商业评论》的一篇文章说，在过去的20年里，职业经理人在团队合作中花费的时间要比员工高出50%以上。在很多公司，领导者一天超过3/4的时间都花在和团队沟通的会议上，或者花在其他会议上。在公司里，大部分工作是通过会议来推动的。这一点已经无需认证。确保会议有效性才是关键：

1、会议应该有一位主持人，这个人的权威性必不可少。不是请个漂亮的小姐或帅哥来主持，那只适合形式会议如颁奖典礼、表彰大会等，而不是工作会议。

2、主持人应当亲力亲为，他应该对会议的每个细节进行安排审核，甚至费用开支等，保证会议质量，设立会议目标，确定与会人员。

3、提前通知议题，让大家提前做好会议准备。有些议题的内容已经接近会议决议，至少要达到80%。

4、会议都应该设立一个目标，要对这个目标进行评估，如果会议可能达不到既定的目标，那么这样的会议也许并不必要，就应该立刻取消。

5、严格控制会议规模，沟通研究性会议的与会者最好不超过8人，10人是上限。与会的每个人都可发表自己的意见，如果其他人需要对会议结果有所了解，就应该会后把会议纪要发给他们，而不是让他们来当会议的旁听者。

6、事先安排发言人员，并大概知道他的发言内容，自由发言或临时点名只适用于征求意见的会议。平等发言机会，主持人要主动作为，引导和制止同样重要。

7、守时很重要。会议准时开始、准时结束，确保会议的严肃性和权威性。

8、开会时就认真开会，关掉手机，每个与会者都应该把注意力集中在会议上，而不应因其他任务分心。

9、会议的中间休息无需过长，最好一气呵成，2个小时的会议就是比较长的会议了。

10、总结性讲话必不可少。会议通过了什么，未通过什么，怎么办，会后有什么要求和安排，如何传达落实要讲清楚。

 实际上，没有哪个领导者、哪个团队可以离开会议来工作，甚至最成功的公司也是开会最多的公司。会议是分享信息、沟通观点、形成共识、做出决策、督导执行最重要的工具，重要的不是回避会议，而是组织必要的、精简的、高效的会议，让会议有明确的目标，让必要的参会人员有参与感，会议结束之后有行动的意愿和行动的方案。

(作者为北京北农绿亨科技发展有限公司董事长)